6. De TOP-week

Doel

De TOP-week is de overgangsweek waarin het oude bestuur het nieuwe bestuur toegang geeft tot de praktische organisatie van het komende jaar. In deze app betekent dat vooral: admin-accounts, leden- en orgaaninformatie, mailwerken, website-structuur, reserveringen en de eerste operationele checks.

1. Wat het oude bestuur meeneemt

Het oude bestuur geeft in deze week een praktische overdracht van het werk, niet alleen van een lijst met namen.

Belangrijk is om door te geven:

welke admin-accounts bestaan
wie toegang heeft tot welke delen van de site
wat de huidige status is van leden, organen en commissies
welke mail- en aliasconfiguraties live zijn
welke pagina's en contentstructuur al is ingesteld
welke reserveringen, openingstijden of uitzonderingen relevant zijn
welke taken in de komende periode onafgehandeld zijn

2. Wat het nieuwe bestuur controleert

Het nieuwe bestuur checkt in de week direct het volgende in de adminomgeving:

Leden-overzicht
Organen
Mail
Reserveringen
Webshop
Nieuws
Website Configuratie
Of de openingstijden correct zijn op de reserveringen pagina

3. Praktische checklist vóór de TOP-week

Voorafgaand aan de week:

ledenbestand is compleet en up-to-date
organen en commissies zijn gecontroleerd
mail- en aliasoverzicht is bekend
nieuws- en pagina-overzicht staat stil
reserveringen en openingstijden zijn gecontroleerd
webshopitems zijn gecontroleerd als relevant
openstaande taken zijn benoemd

4. Praktische checklist tijdens de TOP-week

Tijdens de week:

controleer wie toegang heeft tot de admin
controleer of de juiste personen in Leden staan
controleer de actuele orgaan- en commissiebezetting
controleer Mail en Aliassen
controleer of Reserveringen nog passen bij de huidige afspraken
maak een lijst met nog openstaande of risicovolle punten

en natuurlijk het belangrijkst; hou de reserveringen bij en bel deze na. Je kan de tag "gebeld" gebruiken om te markeren welke leden al gebeld zijn.

5. Waarom deze checklist nodig is

De TOP-week is niet alleen een bestuurswissel, maar ook een moment van continuïteit. Als je niet expliciet controleert wat in de app nog draait, ontstaan er problemen die alleen later zichtbaar worden, zoals:

ontbrekende toegang
verkeerd samengestelde organen
onduidelijke mailverantwoordelijkheden
openstaande reserveringen of afwijkende openingstijden
content of pagina's die niet juist meer zijn gekoppeld

Navigatie

Home

Modules

Nood & Escalatie

TSV Plato Admin Handleiding

Vragen of wijzigingen? Mail naar info@gijsberswebsites.com
Zie de escalatieladder voor het juiste supportkanaal.