Handleiding Ledenadministratie (Admins)

Deze gids biedt een overzicht van de pagina Ledenadministratie op het platform van T.S.V. Plato. Als beheerder kun je hier de leden database doorzoeken, gegevens wijzigen, statussen beheren, bulk-acties uitvoeren en exportbestanden genereren.

💡 Tip: Rechterklik op een willekeurige regel/lid in het overzicht om direct het scherm "Lid aanpassen" te openen.

1. Weergaven: Tabel vs. Smoelenboek

Rechtsboven de filterbalk bevindt zich een toggle om te wisselen tussen twee weergaven:

Tabel: De standaard en meest gedetailleerde weergave met alle kolomgegevens (naam, e-mail, lichting, geslacht, telefoon, status en zwarte lijst).
Smoelenboek: Een visuele weergave met profielfoto's.
- Let op: Zolang nog niet alle leden een profielfoto hebben ingesteld via de app, is de Tabel-view de meest praktische optie.

2. Filteren & Exporteren

De pagina beschikt over uitgebreide filtermogelijkheden op vrijwel elk veld.

Filteropties:

Zoekbalk: Zoek direct op (delen van) naam of e-mailadres.
Multiselects (Lichting, Status, Studie, Tags): Waarden in deze dropdowns worden automatisch aangevuld op basis van de gegevens die op dat moment in de database voorkomen.
Inclusief / Exclusief vinkje (✓): Bij de multiselects kun je het vinkje naast het veld gebruiken om te schakelen tussen:
- Wel vinkje (✓): Toon alleen de geselecteerde optie(s).
- Geen vinkje / Uit: Filter op exact het omgekeerde (alles behalve het geselecteerde).
Snelfilters: Knoppen voor Geslacht (Man / Vrouw / Anders), Alleen zwarte lijst, en Erelid.
Reset filters: Klik rechtsboven op de oranje knop Reset filters om alle actieve filters in één keer te wissen.

Data Exporteren:

Rechtsonderin de pagina kun je de huidige selectie of de gefilterde lijst direct downloaden als bestand (bijv. CSV/Excel).

3. Ledenstatussen & Logica

Elk lid in het systeem heeft een specifieke status. De belangrijkste statussen en hun werking op een rij:

ingeschreven_nieuw: Nieuwe inschrijving (bijv. tijdens de TOP-week) die nog geen welkomstmail heeft ontvangen.
- Automatische mail: Als de optie site_content -> send_welcome_mail op Ja staat, verstuurt het systeem dagelijks om 14:00 uur automatisch de welkomstmail. Na verzending wordt de status automatisch omgezet naar ingeschreven.
ingeschreven: Succesvol ingeschreven tijdens de TOP-week én de welkomstmail is ontvangen.
ingeschreven_nietbetaald: De inschrijving is afgebroken of de betaling is mislukt.
- Let op: Deze personen moeten ALTIJD handmatig benaderd worden om te verifiëren of de betaling is mislukt of dat ze zelf besloten hebben te stoppen.
huidig: Alle actieve leden. Mits het account op Enabled staat, worden deze leden automatisch opgenomen in het algemene e-mailadres leden@tsvplato.nl.
- Tijdelijk wachtwoord & Eerste keer inloggen: Wanneer de status van een gebruiker verandert van ingeschreven naar huidig, ontvangt de gebruiker automatisch een e-mail met een tijdelijk wachtwoord. Hiermee kan de gebruiker eenmalig inloggen en wordt deze direct verplicht om het wachtwoord aan te passen.
uitgeschreven / afgestudeerd: Niet-actieve leden. Beiden geven aan dat het lid niet meer actief is op de vereniging, maar bieden administratief extra onderscheid.

4. Bulk-acties & E-mail Aliassen

Wanneer je een of meerdere leden selecteert met de checkboxen aan de linkerkant van de tabel, verschijnt bovenaan de oranje/grijze actiebalk.

Beschikbare Bulk-acties:

Delete (Verwijderen): Verwijder de geselecteerde accounts definitief uit de administratie.
Set status: Wijzig de status van alle geselecteerde leden in één handeling (bijv. in bulk naar Huidig, Afgestudeerd, of Uitgeschreven).
Mail sturen: Start een e-mailbericht naar de geselecteerde groep.
Maak alias: Genereer een tijdelijk of permanent e-mail alias op basis van de geselecteerde verzameling leden.
Wachtwoord resetten: Stuur een wachtwoord-resetverzoek naar alle geselecteerde accounts.
Rollen & Zwarte Lijst: Knoppen om snel rollen toe te kennen of accounts (de)blokkeren op de zwarte lijst.

5. Automatische Status Flows

Om fouten te voorkomen en administratie te versnellen, zijn er statusspecifieke flows ingebouwd.

Voorbeeld (Afgestudeerd-flow): Zodra je leden in bulk (of individueel) naar de status afgestudeerd omzet, verschijnt er automatisch een pop-upvenster met de vraag of er een afscheidsmail naar deze specifieke leden verstuurd moet worden.
Zie voor het volledige overzicht van alle beschikbare geautomatiseerde processen de subpagina Flows.

Navigatie

Home

Modules

Nood & Escalatie

TSV Plato Admin Handleiding

Vragen of wijzigingen? Mail naar info@gijsberswebsites.com
Zie de escalatieladder voor het juiste supportkanaal.