Handleiding Reserveringenbeheer (Admins)

Deze gids biedt een overzicht en handleiding voor het beheren van de Reserveringenpagina op het platform van T.S.V. Plato. Als beheerder (admin) heb je hier volledige controle over het maken, wijzigen en verwijderen van reserveringen, evenals het beheren van de openingstijden en voorwaarden.

1. Overzicht & Agenda-interactie

Op de hoofd-reserveringenpagina zie je een overzichtelijke kalender en tijdsraster waarin alle ruimtes (zoals Keuken, Disputenkamer, Historiekamer, Jaarclubkamer, Commissiekamer, etc.) naast elkaar staan afgebeeld.

Reserveringen Beheren in het Raster:

Reserveringen Verschuiven (Drag & Drop): Klik op een bestaande reservering, houd de muisknop ingedrukt en sleep de reservering naar een ander tijdstip of een andere ruimte om deze te verplaatsen.
Tijdsduur Aanpassen (Slepen/Vergroten): Klik op de onderste of bovenste rand van een reserveringsblok en sleep deze omhoog of omlaag om de begin- of eindtijd te verlengen/verkorten.
Bewerken & Details Bekijken: Klik op een reservering om het detailvenster te openen. Hier kun je de titel, ruimte, tijden en de aanvrager handmatig aanpassen.
Verwijderen: Via het detailvenster van een reservering kun je deze definitief annuleren of verwijderen uit het systeem.

2. Nieuwe Reserveringen Maken

Er zijn twee manieren om als admin een nieuwe reservering in te voeren:

Via de knop + Reservering toevoegen:
- Klik rechtsboven op de oranje knop "+ Reservering toevoegen".
- Vul de benodigde gegevens in (datum, begin- en eindtijd, ruimte, type reservering/groep en eventuele opmerkingen).
- Sla de reservering op.
Rechtstreeks in het tijdsraster:
- Klik op een leeg tijdslot onder de gewenste ruimte in de kalender.
- Het aanmaakscherm opent automatisch met de geselecteerde ruimte en begintijd al vooringevuld.

3. Openingstijden & Regels Instellen

Aan de linkerzijde van het scherm vind je het paneel Openingstijden. Hier stel je in wanneer ruimtes gereserveerd kunnen worden en welke voorwaarden er gelden voor leden en organen (zoals commissie-voorzitters).

3.1 Standaard Openingstijden vs. Eenmalige Uitzonderingen

Standaard Openingstijden: De wekelijkse vaste regels per weekdag (bijv. elke woensdag). Klik op het pen-icoontje bij STANDAARD om de instellingen voor die specifieke weekdag aan te passen.
Eenmalige Uitzonderingen (Overrides): Wil je afwijken van de standaardregels voor een specifieke datum (bijv. Feestdagen, Koningsdag, Tentamenweken)? Klik onder UITZONDERING op het plus-icoontje (+) om een datum-specifieke override in te stellen.

3.2 Opties bij het Aanpassen van Openingstijden

Wanneer je een standaarddag of uitzondering bewerkt, verschijnt het instellingenvenster met de volgende velden:

Status (Open / Gesloten):
- Open: Leden/organen kunnen binnen de gestelde tijden direct reserveren via de site.
- Gesloten: Het gebouw is officieel dicht. Direct reserveren via de normale knop is niet mogelijk.
Reserveren van / Reserveren tot:
- Bepaalt het tijdsvenster waarbinnen gereserveerd mag worden (bijv. 11:00:00 tot 03:00:00).
Exitter nodig vanaf:
- Bepaalt vanaf welk tijdstip een exitter vereist is.
Aantal dagen vooraf reserveren:
- Geeft aan hoeveel dagen van tevoren gewone leden maximaal een reservering mogen maken.
Aantal dagen vooraf reserveren (voorzitters / organen):
- Hiermee kun je commissie-voorzitters of organen meer vooruitrijtijd geven om te reserveren ten opzichte van reguliere leden. Laat dit veld leeg om dezelfde limiet als gewone leden te hanteren.
Notities (optioneel):
- Geef de reden van een uitzondering op (bijv. "Koningsdag", "Tentamenweek" of "Bestuursactiviteit").

3.3 Meldingen & Logica bij Gesloten Gebouw

Wanneer een gebruiker probeert te reserveren op een moment dat het gebouw de status Gesloten heeft, geldt de volgende automatische logica in de applicatie:

SITUATIE A: Gesloten mét Exitter-verplichting (Reguliere sluiting)
- Wanneer: Het gebouw is gesloten én de gewenste tijd valt binnen/na het tijdstip "Exitter nodig vanaf".
- Melding aan gebruiker: De gebruiker krijgt een melding dat direct reserveren niet mogelijk is en dat er gemaild moet worden naar secretaris@tsvplato.nl. Tevens wordt vermeld dat er een exitter nodig is en dat hier kosten aan verbonden zijn (betaald moet worden).
SITUATIE B: Gesloten zónder Exitter-verplichting (Bijv. Feestdag / Bestuur aanwezig)
- Wanneer: Het gebouw is gesloten (bijv. op een feestdag), maar er is géén exitter nodig (bijvoorbeeld omdat het bestuur zelf tot 14:00 uur aanwezig is op de Vereniging).
- Melding aan gebruiker: De gebruiker krijgt uitsluitend de melding dat reserveren alleen kan door te mailen naar secretaris@tsvplato.nl. Er wordt géén melding gemaakt van exitterkosten.

4. Samenvatting Checkliste voor Admins

Actie	Hoe uit te voeren
Reservering verplaatsen	Drag-and-drop het blok in de kalender naar een nieuwe dag/tijd/ruimte.
Duur aanpassen	Sleep de onderkant of bovenkant van het blok.
Nieuwe reservering	Klik op `+ Reservering toevoegen` of klik direct op een tijdslot.
Standaarddag wijzigen	Klik op het pen-icoon onder Openingstijden > STANDAARD.
Uitzondering/Override toevoegen	Klik op `+` onder Openingstijden > UITZONDERING.
Leden vs. Voorzitters limiet	Stel afwijkende 'Aantal dagen vooraf reserveren' in per rol.

Navigatie

Home

Modules

Nood & Escalatie

TSV Plato Admin Handleiding

Vragen of wijzigingen? Mail naar info@gijsberswebsites.com
Zie de escalatieladder voor het juiste supportkanaal.