diff --git a/7-Overdracht.-.md b/7-Overdracht.-.md new file mode 100644 index 0000000..85f6896 --- /dev/null +++ b/7-Overdracht.-.md @@ -0,0 +1,82 @@ +# 7. Jaarlijkse Bestuursoverdracht + +## Doel + +De jaarlijkse bestuursoverdracht is het formele moment waarop het oude bestuur het werk overdraagt aan het nieuwe bestuur. In deze app is dat vooral een overdracht van de werkelijke admin-structuur: toegang, gegevens, groepen, pagina's, mailconfiguratie en lopende administratieve verantwoordelijkheid. + +## 1. Wat het oude bestuur overdraagt + +Het oude bestuur geeft in deze overdracht minimaal door: + +- wie toegang heeft tot de verschillende admin-onderdelen +- welke leden, organen en commissies actueel zijn +- welke mail- en aliasinstellingen lopen +- welke belangrijke website- of nieuwscontent al in de app staat +- welke contactpersonen of afspraken nog relevant zijn +- welke openstaande taken of risico's nog resteren + +## 2. Wat het nieuwe bestuur controleert + +Het nieuwe bestuur doet in de overdracht een praktische check in de relevante schermen: + +- `Leden` +- `Organen` +- `Mail` +- `Reserveringen` +- `Webshop` +- `Nieuws` +- `Website Configuratie` + +Het doel is niet alleen om rechten over te nemen, maar zeker ook om te controleren of alles nog werkt en of de juiste gegevens nog juist zijn. + +## 3. Checklist voor de overdracht + +### Van het oude bestuur + +- [ ] overzicht van admin-toegang en rechten +- [ ] overzicht van belangrijke organen en commissies +- [ ] ledenbestand is gecontroleerd +- [ ] mail- en aliasstructuur is beschreven +- [ ] nieuwsbrief- of contentprocessen staan vast +- [ ] reserveringen en openingstijden zijn gecontroleerd +- [ ] webshop- of verkoopoverzicht is bekend +- [ ] openstaande punten en risico's zijn benoemd + +### Van het nieuwe bestuur + +- [ ] alle adminrechten zijn gecontroleerd +- [ ] de juiste personen zijn aanwezig in `Leden` +- [ ] organen en commissies zijn bekeken +- [ ] mail- en aliasafspraken zijn begrepen +- [ ] website- en nieuwsstructuur is teruggekeken +- [ ] reserveringen worden opnieuw gecontroleerd +- [ ] eventuele openstaande vragen zijn genoteerd + +## 4. Praktische overdracht van kennis + +Een goed bestuursoverdracht bestaat niet alleen uit een lijst met accounts. Het gaat om de context achter die accounts en gegevens. + +Het nieuwe bestuur moet weten: + +- waarom iets zo is ingericht +- wie waarvoor verantwoordelijk is +- welke processen structureel zijn +- welke dingen eerder zijn bepaald en waarom + +## 5. Eerste weken na de overdracht + +Na de formele wissel is het verstandig om de eerste paar weken rustig door te lopen: + +- controleer of alles nog werkt +- check of er geen belangrijke input is gemist +- vraag door bij onduidelijkheden +- noem openstaande zaken expliciet + +## 6. Risico's voorkomen + +De grootste problemen ontstaan als het nieuwe bestuur alleen de toegang krijgt, maar niet de context. Zorg daarom dat: + +- belangrijke kennis niet alleen in één hoofd zit +- notities en processen worden opgeslagen +- openstaande verantwoordelijkheden duidelijk worden gemaakt +- geen administratieve onderdelen zonder eigenaar blijven